============================================
Als je het verhaal hier onder al kent kun je hier inloggen
============================================
Dag bandje :)
Ik zal hier aan de hand van wat plaatjes een beetje proberen uit te leggen hoe de webcalender in elkaar steekt en werkt.
Inloggen spreekt voor zich;
Gebruik de naam en het tijdelijke password dat ik voor je heb aan gemaakt
Username: zie mail
Password: zie mail
1
Eerst de Instellingen
Eenmaal binnen ziet de agenda er dan als volgt uit:
(In dit geval staat mijn naam er boven en kijken we dus naar mijn agenda)
........................... etcetera ...........................................................................
2
Deze pagina zelf is vrij gemakkelijk te lezen,
daarom wil ik me eerst maar even op de dik gedrukte links aan de onderkant focussen :
Hier zie je aantal links die vrij bruikbaar zijn;
My Calender: is de pagina waar je nu opstaat en daar kom je dus zo weer terug door op de link te klikken
Today: geeft je alleen vandaag met daarnaast een maand kalendertje:
3
Admin: geeft je de onderstaande pagina waarvan je gelijk twee knoppen mag vergeten
Assistant ben ik al als het nodig is, en layers gaan we nu (nog) niet gebruiken:
4
1. Preferences : mag je van mij best aanpassen maar is niet noodzakelijk voor de functionaliteit
2. Account : hier kun je je eigen password invullen zodat jij de enige bent die met jou naam dingen in jou agenda kunt zetten.
Je moet het password niet veranderen van mij maar ik kan het iedereen aanraden,
zeker als je in de toekomst (als je eenmaal gewend bent aan dit ding en er meer mee zou willen)
er andere en / of prive dingen in wilt bewaren (die ook ik niet kan bekijken).
Vul twee maal een eigen password in en druk op "Set Pasword", en daarna op "Save".
De volgende keer dat je inlogt op de agenda zul je dit met je nieuwe password moeten doen
(Als je het vergeet kan ik het resetten zonder dat je verder je gegevens verder kwijt bent)
5
3. Views : hier kun je extra links maken om meerders agenda's naast/door elkaar te kunnen bekijken.
Note1 :
Het concept is aanvankelijk misschien wat moeilijk te bevatten, maar er is niet meer ÉÉN agenda nu;
er zijn er 10.(en straks 11)
Iedereen kijkt naar zijn/haar eigen agenda als hij/zij in logt.
En als je een afspraak in je eigen agenda zet, verschijnt deze niet automatisch in andermans agenda. (net zoals in real life)
Als je een afspraak inplant voor meerdere mensen, dan kijkt de agenda wel of andermans agenda op die plek leeg is, anders komt hij met een conflictmelding. Als het niet conflicteert dan komt de afspraak dus welin al die agenda's te staan
Om nu toch de mogelijkheid te hebben om alle agenda's over elkaar heen te leggen en zo alle afspraken in een keer te zien
heb je de mogelijkheid om views aan te maken
Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je leuk een etentje in de agenda wil zetten waar iedereen op uitgenodigt is, maar dat blijkt te conflicteren met iemand anders persoonlijke afspraak op die avond.
In principe zullen de meeste dingen die iemand in de agenda zet voor iedereen zichtbaar zijn, dus dan is het je al eerder opgevallen bij het maken van de eetafspraak in de agenda, maar hier kunnen uitzonderingen op zijn.
Bijvoorbeeld een blazers repetitie, waarbij alleen in de agenda van de blazers staat dat ze die avond bezet zijn.
Of een persoonlijke afspraak van iemand(die op niet op "Public", maar op "Confidential" is gezet)
Hier kun je meer lezen over het maken van een view:
Het maken van group views
Nu het maken en lezen van afspraken
Er zijn vele manieren om een afspraak te beginnen,
maar de meest voor de hand liggende is op het 
tekentje van een dag,
of tijdstip op een dag te klikken
Het volgende schermpje popt dan op:
6
Standaard staat de afspraak op public, dit betekend dat iedereen kan lezen wat er in de twee description velden getikt is.
Als je voor je zelf wilt noteren dat je een afspraak hebt, maar het gaat verder niemand (ook mij) niet aan waarom je op die en die dag van ... tot ... niet kan, dan zet je hem hier op confidential.
Als iemand dan een andere afspraak wil inplennen op die plek en jou daar bij wil hebben, kan die gene wel zien dat je niet kan, maar dus niet waarom.
Je kunt hier ook een reminder zetten, dus dan krijg je vrolijk op de afgesproken tijd en datum een mailtje van de agenda op je ...@ venushill . net adres. Dit is eigenlijk alleen handig als je de agenda ook voor persoonlijke afspraken zou willen gebruiken.
Je bent nu nog niet klaar !
Druk eerst op de tab "Scheduling"
7
Standaard staat de afspraak op "Untimed", en dat is niet altijd even handig natuurlijk.
"Untimed" neemt geen ruimte in en conflicteert ook niet met andere afspraken waar je eventueel nog voor wordt ingepland.
Het dient dus alleen als notitie voor je zelf als je hem op untimed laat staan
Duurt het een dag, dan kies je hier voor "All day event", of als het een stukje van een dag is dan kun je met "Timed event" verder bepalen hoe veel tijd en vanaf hoe laat
Als je meerdere dagen weg gaat, dan heb je de tab "Repeat" nodig:
8
Kies dan bij meerdere dagen achter elkaar voor "Daily"
9
En specificeer dan een eind datum (met de select knop komt er een mini agendatje waar je gelijk op een datum kunt klikken)
Je bent nu nog steeds niet klaar :)
De belangrijkste TAB voor een groeps afspraak is de "Participants" tab:
Note2 :
voorbeeld
1 ; je gaat zelftwee weken op vakantie.
voorbeeld
2 ; je bent een zangeres en plant een afspraak met de 2 andere zangeressen.
voorbeeld
3 ; je plant een generale repetitie.
1: Je zet de afspraak
alleen in je eigen agenda, en voegt geen "Participants" toe.
2: Je zet de afspraak in de agenda van alle
drie de
zangeressen door in de "Participants" tab alleen de drie zangeressen te selecteren
3; Je zorgt er voor dat alle bandleden de afspraak in hun agenda krijgen door ze
allemaal te selecteren in de "Participants" tab
10
Alleen de mensen die hier (*) geselecteerd worden zien de afspraak later in hun agenda staan
- Je kunt d.m.v. klikken en slepen meerdere mensen selecteren,
- of d.m.v. Cntrl+click (Appeltje+klik)
- of op de "select" knop drukken en dan in het volgende schermpje (plaatje 11) b.v. de hele band selecteren:
11
Pas als alle mensen die van de afspraak af moeten weten
in dit raampje (*) bij plaatje 10 geselecteerd staan
(donker gekleurd zijn) ,
kun je op "save" drukken en staat de afspraak in hun agenda.
Het kan op dit moment zo zijn dat de agenda gaat mekkeren:
12
In bovenstaande melding heeft Karolien al een prive afspraak op de datum en tijd waarop ik er nu eentje met haar probeerde te plannen
Je kunt ook in het "Participants" scherm (plaatje 10) van te voren kijken of iedereen kan door op de knop "Availability" te klikken
Je krijgt dan een schermpje met de mensen die je hebt geselecteerd en zwarte blokjes betekend dat ze als een afspraak hebben staan.
Je kunt hier dan eventueel op een nieuw blokje klikken om de tijd daarnaar te verplaatsen
(het groene blokje).
Ook kun je zien waarom diegene niet kan als je op het zwarte blokje klikt (mits die afspraak niet op prive staat)
13
Verder lijkt het me nog wel belangrijk om te vermelden dat iedereen die je toevoegt aan een afspraak daarvan een mailtje ontvangt
Je kunt later je eigen afspraken natuurlijk nog veranderen door er op te klikken en voor "edit" te kiezen.
Ook kun je een afspraak accepteren of rejecten, hiervan ontvangt voor zo ver ik weet de afspraak maker geen mail, maar hij of zij kan het wel zien als hij later op de afspraak klikt (er staat een vraagtekentje achter de mensen die nog niet geaccepteert hebben).
Voor verder vragen en opmerkingen kun je me altijd mailen:
Verdere details zal ik jullie voor nu even besparen (hier onder valt nog te lezen hoe je group views kunt maken maar het is niet noodzakelijk dat je dat kunt verder)
Het maken van een group view:
Ik zal nu een voorbeeld geven van hoe je bv een weekoverzicht krijgt van alle bandleden tegelijk
Druk op het knopje "Views" (punt 3 in plaatje 4)
En in het scherm hier onder op "Add New View"
14
In het volgende scherm druk je op "all" omdat we in dit geval van alle bandleden willen kunnen zien of ze er echt wel zijn in de week waar we nu in zitten.
(Ik had ook alleen de zangeressen kunnen selecteren uit de lijkt om daar een "view" van te maken)
15
16
Nu geef je de View een naam die je later nog begrijpt
17
.. en ik kies bij "View type" voor een horizontaal weekoverzicht van alle bandleden,
Een andere misschien nog handigere optie is "Month (on same calender)"
Druk daar na op "Add"
18
Nu ben je weer terug bij het eerste scherm.
In de verzameling linkjes die je onderaan elke pagina ziet is er een hoofdstukje "View" ontstaan
19
Druk je later van uit welk scherm dan ook op die "De hele band" link, dan zie je onderstaand overzicht
20
^ terug naar groupviews ^
Als je hebt gekozen voor "Month (on same calender)" bij plaatje 18 dan krijg je een identieke calender te zien als je persoonlijke calender in plaatje 2 maar dan met "De hele band" er boven (ipv je eigen naam)
en de inhoud is een verzameling van alle agenda's samen.